「勤労の獅子」の個人マスタは設定項目が多く、メンテナンスが大変だと思っているお客様も多いのではないでしょうか？
実際にお客様からも、
・新入社員が多く入り、一括でマスタを登録したい。
・人事異動が頻繁にあり、マスタ情報のメンテナンスが大変。
・従業員の承認ルートを一括変更したい。
などの声をいただきます。
みなさまも同じようなお悩み抱えていませんでしょうか。
そんな時に便利なのがCSVデータを活用したマスタ情報の一括更新です。
CSVと聞くとハードルが高く感じてしまうかもしれませんが、一度覚えてしまえば作業効率が格段に上がります。
今回は知っていると便利なCSVフォーマットの作成方法と取り込み方法について解説させていただきます。
目次
１．CSVデータを活用した一括更新の流れ
CSVデータを使用して従業員情報（個人マスタ）を更新する流れは、
①個人マスタをCSV出力する
②出力したCSVを加工（追加、修正）する
③加工後のCSVを取り込む
上記手順になります。
新入社員等追加だけの場合でも、①から作業することで取り込む際のレイアウトや既存データを確認しながら作業できます。
２．取り込み用のCSVフォーマット作成方法について
CSVフォーマットの作成方法について記載いたします。
操作画面：メンテナンス/汎用取込み
① 「取り込みマスタ・データ選択」のプルダウンから「個人マスタ」を選択し、
「取込みパターン設定」をクリック。
② 「取込パターンコード」・「取込パターン名称」に任意のものを入力する。
③ 使用したい項目順で「位置」に数字を入力する。
※「社員コード」は必ず使用してください。
※CSVで使用しない項目は「位置」を空欄にしてください。
上記手順になります。
作成したフォーマットで既存の情報を出力したい場合は、
操作画面：メンテナンス/汎用出力
① 「出力マスタ選択」のプルダウンから「個人マスタ」を選択する。
② 「出力ファイル名」に任意の名称を入力。
③ 「出力フォーマット」のプルダウンから作成したフォーマットを選択。
④ 「出力」をクリック。
上記手順になります。
３． 取り込み方法について
操作画面：メンテナンス/汎用取込み
① 「取り込みマスタ・データ選択」のプルダウンから「個人マスタ」を選択。
② 「取込みファイル選択」で作成したファイルを読み込む。
③ 「有効日付」を入力。（個人マスタ内の「期間」に影響します。最新に上書きするにチェック入れると影響なし、チェック入れないと入力した日付で期間追加されます。）
④ 「取込パターン」で読み込むCSVパターンを選択。
⑤ 「取込み開始行」を入力し、必要に応じて「最新に上書きする」、「部署コードを更新しない」にチェックを入れる。
※「最新に上書きする」は個人マスタ内の「期間」の最新に上書きをするかどうかの問いになります。
・チェックを入れる場合
パスワードや入社日など履歴管理を行わなくてよい場合にチェックを入れます。
・チェックを入れない場合
登録情報の履歴管理を行いたい場合や、未来の更新情報を事前に登録する場合はチェックを入れません。
取り込み後は、個人マスタの検索画面で正しく反映されているか確認しておきましょう。
４． おわりに
今回は、作業効率化情報として、CSVデータを活用したマスタ情報の一括更新について記載させていただきました。他にも知りたい情報がございましたら発信させていただきますのでお気軽にご連絡ください。
最後になりますが、「勤労の獅子」はお客様からのご要望を反映させ、よりお客様の笑顔につながるサービス提供を継続して行なってまいります。ご要望ございましたらご連絡いただけますと幸いです。
今後とも「勤労の獅子」をよろしくお願いいたします。