プロジェクト工数管理は、勤怠で計算された日々の勤務時間を元にして、プロジェクトごとに勤務時間の工数を割り当て、申請を行い、承認者の承認を得てプロジェクト工数の時間が確定していきます。
承認者はプロジェクトが発生した場合、勤労の獅子へプロジェクトを登録し、そのプロジェクトへ社員をアサインします。アサインが行われることにより社員の申請画面では登録したプロジェクトが選択できるようになり、また、申請を行うことができるようになります。そのため、プロジェクト管理では、勤務時間の工数を各プロジェクトに割り振るのは、申請する社員が入力することになります。
承認者は、日々、申請されてくるプロジェクト工数の承認、否認を行い、対象の申請が承認完了するとプロジェクト工数が確定値になります。各社員の1ヶ月分のプロジェクト工数の承認が完了することによりデータが確定します。
データが1ヶ月分確定することで部署別、プロジェクト別の統計や、他システム等で利用できるCSVファイルを1ヶ月分出力することができるようになります。
《プロジェクト管理 業務フローイメージ》
《プロジェクト期間とアサイン期間》
プロジェクトの登録を行うときにプロジェクト期間を設定します。プロジェクトの期間は社員がプロジェクト工数を申請できる期間になります。
アサイン期間はプロジェクトに参加する社員を限定する機能になります。基本的にはアサインされている社員のみがプロジェクトを確認することができ、プロジェクト工数の申請が可能になります。ただし、アサイン期間が切れても、プロジェクト工数の申請ができなくなるわけではありません。
図1. プロジェクト期間とアサイン期間
上記、図1ではプロジェクト期間とアサイン期間の関係を表しています。プロジェクトAがプロジェクト期間2015年9月1日から2016年6月30日までとした場合、システム開発部の近藤さんと坂本さんが9月1日からアサインされており、勝さんは12月1日からアサインされています。
アサイン期間はプロジェクト工数を入力するときに期間の補助を行うもので、申請画面や承認画面の対象月度内で入力するべき期間か否かが警告表示されるようになっています。ただし注意することとして、アサインを行うとその期間に関係なく(プロジェクトの期間では強制されますが)、申請は可能となります。上記、図1の例の場合、2015年12月の時点で勝さんをアサインすると勝さんは12月から申請が可能となります。しかし、9~11月の申請画面ではアサイン期間外ですので未アサインの警告表示が行われます。
《全社アサインと個人アサイン》
プロジェクトを登録するときに、キーとなる項目にアサイン区分があります。アサイン区分は各社員へアサインの方法を変えることができる区分となります。アサイン区分は2つあり、全社アサインと個人アサインがあります。
・全社アサイン・・・アサインせずに全社員が選択できるプロジェクトになります。
・個人アサイン・・・アサインすることで選択できるプロジェクトになります。
会社全体で取り組むプロジェクトや、休憩などの時間を入力する場合など、全社員が関係してくるものは、アサインを行わずにこのアサイン区分を全社アサインにすることによって、自由にそのプロジェクトの工数を申請させることができます。反対に、全社員が知る必要のないプロジェクトにつきましては個人アサインを設定します。